Når man som ressursgruppeleder som har blitt med i et samarbeid rundt å løse viktige oppgaver i en kommune eller organisasjon har man også et ansvar for å følge opp at oppgaver blir løst i henhold til rammene i samarbeidet. Mange opplever at oppdrag ikke blir besvart og løst, selv om det er mange ressurspersoner med i gruppen. Dette kan det være flere årsaker til, men det er mye du som leder kan bidra med for å skape engasjement, trygghet og motivasjon hos ressurspersonene. Forslagene vi beskriver under er utprøvd av kommuner og organisasjoner, som har opplevd god suksess med disse grepene. Under vil du kunne lese om:

Flere ledere har startet med ukentlige nyhetsbrev i Nyby. Ved å bruke innleggsfunksjonen kan man enkelt nå ut til sine medlemmer (Les hvordan man legger ut innlegg her)

Her kan man:

Se eksempel på et nyhetsbrev fra Bamble kommune her:

Det er viktig for frivillige å få anerkjennelse for innsatsen de gjør. Vår erfaring er at frivillige og andre ressurspersoner setter pris på å bli fulgt opp av sin ansvarlige leder og at flere ønsker en mulighet for å kommunisere hvordan et oppdrag har gått, om det var en ugrei opplevelse, men også om det har gått bra!

Dette kan du få til ved å opprette en egen gruppe i Nyby hvor frivillige kan melde inn hvordan oppdraget har gått. På den måten har du som leder mulighet til å enkelt følge opp og kommunisere med dine folk!

Noen fordeler med å opprette en "Gjestebok" eller oppdragslogg:

Organisasjonene og kommunene som bruker dette med suksess har dette innarbeidet i opplæringen til de frivillige eller andre ressurspersoner som skal bidra og som en fast rutine når en tar oppdrag.

Les mer om hvordan du kan sette opp en gruppe for oppdragsrapportering her!

Mange ressursledere opplever at mange frivillige melder seg inn i gruppen, gjennomgår den nødvendige kvalifiseringen, men er lite eller ikke aktive med å løse oppdrag som kommer inn i Nyby.

Når vi ser på tall for engasjement i Nyby fra kommuner over hele landet i forhold til hvor mange oppdrag man tar, hvor ofte man tar oppdrag, og hvor lenge man forblir frivillig, er tallene tydelige: Alle som er engasjerte tar sitt første oppdrag i løpet av den første måneden. Venter man for lenge utover det, er det sjeldent at man blir aktiv i det hele tatt. Vi anbefaler derfor å være proaktiv og innarbeide set som en rutine for deg som leder å alltid ringe nye frivillige f.eks. 2-3 uker etter at de har blir lagt til i gruppen og hjelpe dem til å ta det første oppdraget. Sett en påminnelse i kalenderen din.

På den måten kan du raskt finne ut om det er den frivillige er usikker på eller om det er andre grunner til at hen ikke tar sitt første oppdrag. Kanskje mangler hen opplæring? Kanskje var det ikke kommet oppdrag som passer? Kanskje hen ikke har fått varsel i appen? Kanskje hen bare trengte en påminner og en motiverende push? Eller kanskje personen har ombestemt seg og ikke lenger ønsker å bidra via gruppen.

Ved å ta denne samtalen med den frivillige får du som leder en bedre oversikt over dine ressurspersoner og deres kapasitet til å ta oppdrag, og ikke minst vil ressurspersonene føle seg sett og ivaretatt!

En del som melder seg som frivillig og andre ressurspersoner ønsker kanskje å bare ta enkeltoppdrag når det passer dem, uten å være en del av "noe større". Mens andre melder seg som ressursperson både for å løse enkeltoppdrag, men også for å føle en tilhørlighet og ha muligheten til å treffe andre.

Flere ressursledere arrangerer derfor jevnlige møtepunkter hvor frivillige kan treffes. Her kan de f.eks være mulighet for å stille spørsmål, få opplæring og oppfriskning i Nyby og rutiner rundt dette, erfaringsdele osv. Mange frivillige og andre ressurspersoner setter pris på disse fysiske møteplassene.

Ved å bruke arrangementsfunksjonen i Nyby kan du enkelt invitere inn dine medlemmer til disse samlingene og ha god oversikt over hvem som kommer.

Noen av dine medlemmer har kanskje mulighet og ønske om å kunne bidra enda mer om det kan legges til rette for det. Med riktig oppfølging og organisering kan du delegere ansvar og få noen superhjelpere som er med og skaper et engasjert frivilligsamfunn sammen med deg. Særlig når du begynner å få flere medlemmer enn du rekker å følge opp selv, kan dette være en god ide.

En måte å organisere dette på er å la en superhjelper få ansvar for en liten gruppe, for eksempel 5 av medlemmene. Tanken er at de blir koblet ekstra godt sammen, kjenner hverandre bedre, møtes gjerne til samlinger innimellom og hjelper hverandre om det er noen spørsmål rundt oppdrag og lignende. Om det er noen oppdrag som ikke blir tatt kan superhjeperen forsøke å oppmuntre noen i gruppen til å ta det, eller ta det selv om det ikke passer for noen andre. Din jobb som leder blir da å støtte superhjelperne og ta godt vare på dem. Slik kan du skape en svært engasjert gruppe som bidrar mye til samfunnet rundt seg!

Ønsker du å vite mer, eller vil du sette opp i din kommune? Ta kontakt med oss på: